Deprecated: implode(): Passing glue string after array is deprecated. Swap the parameters in /srv/www/ondernemers-effect.nl/vhosts/www/htdocs/wp-content/themes/soledad/functions.php on line 165

Deprecated: implode(): Passing glue string after array is deprecated. Swap the parameters in /srv/www/ondernemers-effect.nl/vhosts/www/htdocs/wp-content/themes/soledad/functions.php on line 165
5 tips om een audit te overleven - Ondernemers Effect
Home FinancieelAdministratie 5 tips om een audit te overleven

5 tips om een audit te overleven

by Redactie
5 tips om een audit te overleven

Wanneer een naderende audit wordt aangekondigd, moeten verantwoordelijken toch vaak even slikken. Waar is die informatie nu ook alweer terug te vinden? Hebben we de nieuwste wetgeving wel accuraat omgezet? Kan ik wel de nodige dossiers voorleggen? Hoewel audits er komen in talloze varianten, zorgen ze onvermijdelijk voor heel wat paniekreacties. Eigenlijk is dat helemaal niet nodig. Zeker niet als je onderstaande vijf tips in acht neemt. Van een edp audit tot een vendor due diligence onderzoek: een goede voorbereiding kan alvast het verschil maken.

# 1. Stel een taskforce samen

Een auditor vraagt soms wel eens naar gegevens waar niemand nog weet van lijkt te hebben. Functies roteren en mensen komen en gaan. Voorafgaand aan de audit stel je dan ook een taskforce samen die niet alleen overleg pleegt maar ook effectief helpt bij het voorbereiden van de audit zelf. De taskforce zal dan vooraf de noodzakelijke informatie verzamelen, een interne evaluatie organiseren en verbeterpunten in de praktijk omzetten.

Extra tip: betrek in zo’n taskforce steeds medewerkers van diverse relevante bedrijfsafdelingen. Managers, IT-experts, informatiebeheerders en juristen kunnen immers allemaal een meerwaarde betekenen.

# 2. Zorg voor een goede voorbereiding

Voorafgaand aan de audit is het cruciaal dat de verschillende actoren goed weten wat van hen verwacht wordt. Bovendien kunnen zo ook de noodzakelijke maatregelen getroffen worden. De cruciale dossiers en verslagen grondig doornemen om zo op alle vragen te kunnen antwoorden, is daar slechts een enkel voorbeeld van. Ga bijvoorbeeld ook op zoek naar de persoonsgegevens waarover de onderneming beschikt en ga na of ze wel correct worden verwerkt. Misschien is dit ook een ideaal moment om na te denken over rechtenbeheer, bewaartermijnenschema’s en risicopreventie?

Tot slot vergt een goede voorbereiding eveneens een goede planning. Dat laatste is ook belangrijk tijdens de audit: de klassieke bedrijfsactiviteiten moeten immers gewoon ongestoord door kunnen blijven gaan.

# 3. Doe vooraf een interne evaluatie

Haal in de eerste plaats een voorgaand auditverslag van onder het stof en ga na hoe jullie sindsdien zijn geëvolueerd. Regelmatige interne evaluaties in cruciale onderdelen van het bedrijf zouden steeds gecombineerd moeten worden met bijpassende acties. Ook voorafgaand aan de officiële audit houd je maar beter zo’n interne evaluatie. Misschien kunnen nog tijdig enkele acties ondernomen worden? Bovendien krijgt iedereen zo nog eens een goed beeld van het verloop van zo’n audit, wat sommigen opnieuw tot rust zal brengen.

# 4. Opleidingen en bewustwording

Alleen een taskforce zal natuurlijk het verschil niet kunnen maken. De interne evaluatie zal alvast enkele oplossingen met zich meebrengen. Het kan gaan van simpele investeringen zoals een papierversnipperaar tot training en opleiding voor de betrokken personeelsleden. Ook technologische aanpassingen kunnen een meerwaarde zijn, zeker wanneer dossiers zo snel en veilig raadpleegbaar worden.

Bijkomstig voordeel: ook na de audit kan je hier de vruchten van plukken. Zo heeft een audit nu eenmaal ook heel wat voordelen. Of zoals auditkantoor Q-Concepts het zegt: de Verordening inzake de onafhankelijkheid belemmert auditors niet om ook als sparringpartner op te treden.

# 5. Evalueer

Weet dat één enkele audit nooit zal volstaan. Durf daarom voortdurend te evalueren en bij te sturen. Dat maakt de onderneming bovendien alleen maar sterker en zorgt voor snellere acties bij probleemsituaties. Met een brandoefening wacht je toch ook niet tot het gebouw in lichterlaaie staat?

related posts