Deprecated: implode(): Passing glue string after array is deprecated. Swap the parameters in /srv/www/ondernemers-effect.nl/vhosts/www/htdocs/wp-content/themes/soledad/functions.php on line 165

Deprecated: implode(): Passing glue string after array is deprecated. Swap the parameters in /srv/www/ondernemers-effect.nl/vhosts/www/htdocs/wp-content/themes/soledad/functions.php on line 165
5 tips om het contractbeheer te optimaliseren - Ondernemers Effect
Home FinancieelAdministratie 5 tips om het contractbeheer te optimaliseren

5 tips om het contractbeheer te optimaliseren

by SanderW013
5 tips om het contractbeheer te optimaliseren

Contractbeheer is ontzettend tijdrovend. Zeker omdat je niet alleen nieuwe contracten met de nodige zorg moet bijhouden, maar ook omdat er heel wat recurring contracten zijn die soms op de gekste tijdstippen moeten worden hernieuwd. Operationeel valt dat niet te onderschatten, want bij het al dan niet hernieuwen van bestaande contracten horen talloze herinneringsmails en onderhandelingsprocessen over de kleinste clausules. Toch kan je zelf een en ander doen om het contractbeheer eenvoudiger te maken. Dat bewijzen ook onderstaande 5 tips.

Werk met vervaldata

In jouw CRM-systeem neem je niet alleen de basisinformatie en contactgegevens van de klant op, maar ook de contractgegevens. Onder andere het uniek contractnummer, de status, de startdatum van de overeenkomst, de einddatum van de overeenkomst en eventuele opzegmodaliteiten worden best opgenomen in jouw CRM-systeem. Vooral het instellen van de einddatum is interessant omdat je enige tijd voor het verstrijken ervan actie kan ondernemen. Zo kan iemand van het salesteam langsgaan om na te gaan of de huidige overeenkomst al dan niet in een andere vorm kan worden verlengd. Of zo kan je controleren of de overeenkomst al dan niet tijdig werd opgezegd, om vervolgens een nieuwe einddatum in te stellen.

Genereer contracten automatisch

Zelden worden contracten 100% op maat gemaakt. Geheimhoudingsbedingen, overmachtsclausules en intrestbedingen zijn bijvoorbeeld standaard aanwezig. Hierdoor is het mogelijk om contracten automatisch te genereren. Uiteraard kan er wel de nodige marge voor maatwerk worden voorzien. Denk bijvoorbeeld aan een tool waarbij een en ander manueel instelbaar is in functie van de gemaakte afspraken. Het is eveneens aangeraden om de klantgegevens automatisch via de crm software op te halen, want ook dat is natuurlijk net zo eenvoudig. Dat alles zorgt voor een heuse tijdsbesparing, maar reduceert ook het risico op fouten.

Automatiseer de e-mailflow

Aan het contractbeheer zijn er ook een aantal communicatietaken verbonden. Want alleen door te communiceren kan je de harten van klanten veroveren. Ook dergelijke communicatietaken kunnen worden geautomatiseerd. Zo kan er een automatische herinnering worden verzonden met daarin de mogelijkheid om de overeenkomst te vernieuwen. In het beste geval worden er voor de vervaldatum verschillende mails verzonden en is er ook een terugkoppeling met het salesteam dat de klant misschien even zal contacteren. Door de e-mailflow te automatiseren wordt de beschikbare tijd geïnvesteerd in het overtuigen van twijfelende klanten en wordt geen enkele klant vergeten.

Digitale ondertekening van contracten

Wanneer contracten per post over en weer worden gezonden, zorgt dat voor extra werkdruk. Contracten moeten dan immers worden afgedrukt, verzonden, opnieuw worden ingescand en aan het juiste dossier worden gelinkt. Bovendien is er het risico dat het contract ergens op een stapeltje blijft liggen… Daarom is een digitale verzending en ondertekening van de overeenkomst veel interessanter. Dat is al helemaal het geval indien de overeenkomst via een specifieke tool ter beschikking wordt gesteld, de klant ze van een digitale handtekening kan voorzien en het vervolgens automatisch aan het juiste dossier wordt toegevoegd.

Houd rekening met vakantieperiodes

Inzake contractbeheer kan een en ander worden geautomatiseerd. Zo kan er voor de vervaldatum machinaal een mail worden verzonden of kan het salesteam automatisch op de hoogte worden gebracht van een nakend einde van de overeenkomst. Echter is het daarbij ook belangrijk om rekening te houden met eventuele vakantieperiodes. Bij een contract dat net tussen kerst en nieuw vervalt, zal het immers moeilijker zijn om net voor de vervaldatum nog iemand aan de lijn te krijgen. Daarom onderneem je maar beter vroeger actie. Houd daar rekening mee.

related posts