Home Featured 5 tips om je open kantoor te ordenen

5 tips om je open kantoor te ordenen

by SanderW013
5 tips om je open kantoor te ordenen

Een open kantoor is intussen de regel geworden. Hoewel zo’n open kantoor een groot aantal voordelen kent, blijkt het voor velen ook een ware nachtmerrie te zijn. Een recent onderzoek ging na wat voor hen de voornaamste ergernissen zijn. Het gebrek aan orde, het verdwijnen van spullen en de onmogelijkheid om het kantoor persoonlijk in te richten, behoren niet voor niets tot de top tien. Toch kan je zelf het een en ander doen om ook het open kantoor op orde te houden, zelfs wanneer iedereen er z’n eigen werkplek heeft. En ja, zo houd je de sfeer op kantoor helemaal goed!

# 1. Maak gebruik van postbakjes

Net zoals je een gestandaardiseerde werkmethode hanteert, kan ook de ordening worden genormaliseerd. Plaats bijvoorbeeld postbakjes op de individuele werkplek. Maak vervolgens afspraken over hoe men die postbakjes moet gebruiken. Bij een verzekeringskantoor kan het bijvoorbeeld variëren van “inkomende correspondentie” tot “schadegeval afwerken”. Op die manier is het zowel voor het personeelslid als voor de anderen duidelijk welk werk er nog op de plank ligt en waar de documenten zich in het verwerkingsproces bevinden.

# 2. Label spullen

Een open kantoor hoeft nog niet automatisch synoniem te staan met een onpersoonlijke inrichting. Personeelsleden mogen heus wel een kadertje of een bloemstukje plaatsen. Vraag hen dan wel steeds om persoonlijke spullen te labelen, zo voorkom je discussies. Ook wat werkplekgerichte spullen betreft, breng je maar beter labels aan. Het is net zo ordelijk wanneer perforeermachine A ook effectief op werkplek A ligt. Vergeet niet: verdwijnende spullen hopen zich elders op en dit is allesbehalve ordelijk.

# 3. Noteer bewaartermijnen

Na de afwerking van de administratie verdwijnen bonnetjes, contracten en garantiebewijzen steevast in extra grote ordners. Om de werkplek netjes te houden, is de digitalisering van dergelijke documenten natuurlijk een aanrader. Hiernaast blijft een fysieke kopij nog steeds interessant, al was het maar om data- en gegevensverlies te voorkomen.

Toch moet je die documenten niet onnodig lang bewaren. Noteer steeds de bewaartermijn van ieder document en maak gebruik van mappen met jaartallen én een categorievermelding. Kleef je de etiketten op de ordners? Kies dan wel steeds voor afwasbare etiketten. Zulke etiketten bestel je eenvoudig online. Surf bijvoorbeeld even naar de website Etikettenkoning: etiketten bestellen en ontdek het assortiment.

# 4.  Werk met kleurcodes

Etiketten zorgen ervoor dat je open kantoor er opgeruimd en netjes uitziet. Ze hebben hun generaliteit tot voordeel. Dit kan je bovendien verder optimaliseren door met kleurcodes te werken. Denk bijvoorbeeld aan rode mappen voor betwistingen, groene mappen voor betaalde facturen en blauwe mappen voor betaalbewijzen. Op die manier weet je meteen naar welke map je moet grijpen.

Indien mogelijk trek je het gebruik van kleurcodes ook door naar andere domeinen van de werkplek. Ook gekleurde postbakjes of zelfs kleurmarkeringen zijn mogelijk. Willen we extra info over een document uit de gele map? Dan moeten we naar de gele werkplek. Op die manier draagt orde rechtstreeks bij aan de werkefficiëntie.

# 5. Gebruik een geschikt opbergsysteem

Het gebruik van mappen is ideaal om documenten op te bergen. Dit opbergsysteem kan je ordelijk maken door te werken met labels, etiketten en kleurcodes. Toch blijft het belangrijk om hier ook aan de efficiëntie te denken. Bij ringmappen moet je immers voortdurend gaatjes maken, waardoor een perforator zich opdringt. Misschien is het gebruik van opbergdozen of hangmappen een even goed idee? Het kan allemaal, maar denk dan wel goed na over hoe je hier orde zal aanbrengen.

related posts