Vroeger was een kantoor de plaats waar typemachines ratelden en waar archiefdozen werden aangesleept. De plek waar medewerkers soms uren bezig waren met handelingen die nu in een handomdraai worden uitgevoerd, met dank aan de automatisering. Het kantoor van nu ziet er dus anders uit dan dat van enkele decennia geleden en zal er ook anders uitzien dan het kantoor waar onze kinderen straks werken.
Alles in the cloud
De tijd van stoffige archieven waar alleen een deskundige de weg kon vinden lijkt voorgoed voorbij. Alle informatie wordt tegenwoordig gedigitaliseerd en “in the cloud” bewaard. Dit heeft veel voordelen. Je kunt overal bij je bestanden. Als je bij een klant bent is het niet meer aan de orde dat je het dossier meeneemt. Want de informatie die je nodig hebt kun je ter plekke opvragen op je tablet of laptop.
Flexplekken
Steeds meer mensen werken flexibel. Een dag thuis werken is in veel branches inmiddels normaal geworden. Dit betekent ook dat je efficiënter kunt omgaan met beschikbare werkplekken. De flexplek is aan een ware opmars bezig. Dit systeem heeft overigens ook wel nadelen. Niet iedereen vindt het prettig om geen vaste werkplek meer te hebben. En het kan erg onhandig zijn als twee mensen die voor het werk van elkaar afhankelijk zijn op verschillende etages moeten werken omdat de ene die dag wat later op kantoor was en dus geen plaats meer kon bemachtigen op dezelfde verdieping.
Zorg voor goede back-ups
Alle documenten digitaal opslaan heeft natuurlijk veel voordelen. Maar het heeft ook een nadeel. Als er wat misgaat mag het natuurlijk niet zo zijn dat je belangrijke documenten kwijtraakt. Zorg daarom dat er altijd een goede back-up van je systemen wordt gemaakt. Er zijn bedrijven die dit faciliteren, dit heeft als groot voordeel dat je er zelf geen omkijken naar hebt en dat er altijd op een andere plaats dan je eigen kantoor een back-up beschikbaar is. Als je alle documenten in the cloud bewaart zal de beheerder van deze cloud voor goede beveiliging van je bestanden zorgen. Hier hangt uiteraard wel een prijskaartje aan.
Waar blijft de saamhorigheid?
Is de tijd dan echt voorbij dat je op maandagochtend met je collega’s het weekend doorneemt en tijdens het werk de laatste roddels en nieuwtjes uitwisselt? Als het goed is niet. Het is belangrijk dat medewerkers elkaar met enige regelmaat wel zien en spreken zodat ze het gevoel hebben binnen het bedrijf een eenheid te zijn. Daarom is het belangrijk ervoor te zorgen dat niet al het werk thuis wordt gedaan. Plan vaste werkdagen op kantoor en zorg dat er indien nodig overleg kan worden gehouden.
