Vergaderen: van de meeste banen is het een regelmatig terugkerend onderdeel. Werknemers hebben er niet altijd zin in, maar een vergadering kan erg nuttig zijn. Zo’n wekelijkse of maandelijkse ontmoeting van medewerkers kan het bedrijf veel opleveren. En voor de deelnemers is het een uitkomst dat het vaak niet meer in persoon plaatsvindt, maar online – soms via cloud telefonie. Daarbij dient wel rekening te worden gehouden met een paar andere dingen dan bij een fysieke vergadering. Deze 5 handige tips kunnen van pas komen.
Tip 1: Bepaal het doel, binnen de tijdslimiet
Net als in een fysieke vergadering, doe je er goed aan om vooraf het doel van de vergadering vast te stellen, om te voorkomen dat er wordt afgeweken van het onderwerp. Stel vergaderpunten op en deel deze van tevoren met je collega’s. Bepaal ook een tijdslimiet, zodat iedereen weet hoeveel tijd hij of zij moet uittrekken voor de meeting.
Tip 2: Gedraag je netjes
Ben je de voorzitter van de vergadering, introduceer de deelnemers dan aan het begin, in het geval ze elkaar niet allemaal kennen. Geef iedereen een kans om wat bij te dragen, en onderbreek niet. Doe tijdens de vergadering geen andere dingen, dus kijk niet op je telefoon (zet deze meteen maar op stil), en zorg dat je in een rustige omgeving zit – fijn voor jezelf, en voor de mensen aan de andere kant van de lijn.
Tip 3: Gebruik je microfoon en camera
Natuurlijk is het ’t belangrijkst om gehoord te worden, maar door ook je camera aan te zetten, houd je de aandacht langer vast. Luisteren gaat gemakkelijker wanneer je iemand kunt zien, en je kunt dan ook beter inschatten wanneer jij het woord kunt nemen. Schaf eventueel een goede microfoon en koptelefoon aan, waarmee je achtergrondgeluiden kunt dempen. Vergeet ook niet met de mute-knop je eigen geluid te dempen, wanneer iemand anders spreekt.
Tip 4: Creëer interactie
Een vergadering hoort een uitwisseling van informatie te zijn, dus geen monoloog. Stel een deelnemer bijvoorbeeld een vraag, en laat anderen vaak genoeg aan het woord. Daarbij is het belangrijk dat er niet te veel mensen in de vergadering zitten, want hoe groter de groep, hoe minder interactie. Wat je kunt proberen, is deelnemers vragen hun duim omhoog of omlaag te steken als reactie op een voorstel, of het visueel maken middels een online whiteboard.
Tip 5: Zorg voor een goede afsluiting
Heb je tijdens het vergaderen een actielijst opgesteld? Heel goed. Want waar het uiteindelijk om draait, zijn de acties die volgen op de vergadering. Bedank iedereen voor z’n aanwezigheid, en maak zeker dat iedereen weet wat haar of hem vervolgens te doen staat. Het sleutelwoord hier is opvolging.
Wil je toch liever een keer face to face vergaderen? Lees dan hier hoe je een vergaderlocatie vindt.
