Een symposium organiseren is niet iets dat je in een middagje doet. Bij het organiseren van zo’n serieuze inhoudelijke bijeenkomst komt een hoop kijken. Voorbereiding is essentieel, en je moet goed nadenken over de inhoud van de agenda en over de beste manier om je symposium onder de aandacht te brengen. Alleen op die manier kan het een succes worden.
Ga jij een symposium organiseren? Hier lees je een aantal tips en trucs. Waar moet je op letten bij het organiseren? En hoe zorg je dat alles op tijd geregeld is?
Wat is een symposium?
Een symposium of een wetenschappelijk congres is een bijeenkomst waar wetenschappelijke onderzoekers hun werk presenteren. Vaak zijn het belangrijke bijeenkomsten in het werkveld, waar nieuwe ideeën worden uitgewisseld en waar discussies worden gevoerd over het onderwerp. Verschillende sprekers houden ieder een korte presentatie (10 tot 30 minuten), soms in parallelle sessies. Paneldiscussies en workshops zijn ook gebruikelijk, zodat de aanwezigen de kans krijgen om elkaar te spreken en kennis te delen.
Hoe organiseer je een symposium?
Een symposium organiseren lijkt in de kern op het organiseren van een personeelsfeest of een andere bijeenkomst. Maar het is anders in die zin, dat een symposium langer duurt en veel meer voorbereiding vergt.
Een belangrijke tip is om een stappenplan te maken. Begin daar een aantal maanden van tevoren mee. Goede planning is onontbeerlijk voor een professioneel symposium. Door op tijd te beginnen met nadenken over het precieze onderwerp van het symposium, de sprekers die je uit wilt nodigen, en ook de tijd en plek van de bijeenkomst, bespaar je jezelf een hoop tegenslagen later in het proces.
Let op het budget!
Een symposium is een vrij grote bijeenkomst, waar een hoop mensen op afkomen. Dat vraagt ook een behoorlijk budget. Een succesvol symposium blijft uiteraard ook qua kosten binnen de perken. Ook dat element vraagt veel aandacht en planning. Maak op tijd een budgettaire planning, en houd de kosten goed bij. Het is verstandig om altijd een 10 procent boven het budget te ramen voor onvoorziene kosten. Zo houd je steeds voldoende marge, en heb je ruimte om tegenvallers op te vangen.
Een succesvol symposium organiseren is een kwestie van planning
Planning en budget zijn de twee belangrijkste factoren om op te letten als je een symposium gaat organiseren. Met een goed draaiboek en een scherp oog op de kostenraming, is de kans op een succesvolle bijeenkomst groot!
