Als zzp’er of freelancer krijg je geen loon, maar verstuur je facturen aan klanten die als het goed is betaald worden. Af en toe kun je echter tegen een wanbetaler aanlopen. Wanbetalers zijn klanten die je factuur niet binnen de gestelde termijn betalen. Uiteraard is dit erg vervelend en kan het nare financiële gevolgen voor je hebben. Gelukkig zijn er een paar dingen die je kunt doen als je te maken hebt met een wanbetaler. Wij hebben 6 tips op een rijtje gezet!
1. Zorg voor een duidelijke betalingstermijn
Voorkomen is altijd beter dan genezen. Zorg dus dat je duidelijk een betalingstermijn communiceert naar de klant. Hiermee kun je een hoop ergernis en misverstanden voorkomen. Zorg ook dat dit op de factuur duidelijk aangegeven staat. Zet de datum waarop de factuur is opgesteld op de factuur én wanneer de factuur uiterlijk voldaan moet zijn. Zo voorkom je misverstanden.
2. De eerste betalingsherinnering
Alles duidelijk van tevoren naar de klant gecommuniceerd, maar er is niet betaald binnen de gestelde betalingstermijn? Dan is het tijd om een eerste betalingsherinnering te sturen. Zorg dat deze een ‘vriendelijke’ toon heeft. Het kan namelijk ook zo zijn dat de klant dit niet ‘express’ heeft gedaan. Fouten maken is menselijk en de klant kan de factuur over het hoofd hebben gezien. Stuur deze vriendelijke herinnering per e-mail of per post en zorg dat je altijd een kopietje bewaart.
3. Telefonische ‘reminder’
Heb je binnen een week nog steeds geen reactie ontvangen? Dan is het tijd om de klant ‘na te bellen’. Op deze manier kun je de klant telefonisch melden dat er nog een factuur betaald dient te worden. Zo heeft de klant ook de mogelijkheid om zich te verantwoorden en eventueel een geldige reden te geven voor het nog niet betalen van de factuur. Daarnaast hoop je natuurlijk dat de klant zijn excuses aanbiedt en de factuur spoedig zal betalen.
Lees ook: 4 redenen waarom netwerken zo belangrijk is!
4. De tweede betalingsherinnering
Ben je inmiddels weer een week verder en heeft de klant alsnog niet betaald? Dan is het nu tijd voor de tweede betalingsherinnering. Nu is de kans vrij groot dat je daadwerkelijk met een wanbetaler te maken hebt en dat het geen ‘slordige’ klant is die onbedoeld de factuur is vergeten te betalen. Deze brief mag dus wel een iets minder vriendelijke toon hebben, je mag wel iets directer zijn. Blijf wel beleefd en professioneel. Het is belangrijk dat je duidelijk bent en aangeeft dat indien de klant nog steeds de factuur niet betaalt, je genoodzaakt bent verdere stappen te ondernemen.
5. Incassobureau
Heeft de klant na de eerste betalingsherinnering, de telefonische herinnering en de tweede betalingsherinnering nog steeds niet betaald? Dan kun je een incassobureau inschakelen. Het is wel belangrijk dat je de klant hierover schriftelijk inlicht. Schrijf een brief of e-mail waarin je duidelijk aangeeft welke stappen je gaat ondernemen en welke gevolgen dat heeft voor de hoogte van het bedrag. Daarnaast is het essentieel dat je vermeldt dat alle extra ‘incassokosten’ die bij het te betalen bedrag komen voor de rekening van de wanbetaler zijn. Er zijn verschillende soorten incassobureau’s. Wij raden aan om gebruik te maken van een ‘no cure, no pay incassobureau’. Als er uiteindelijk niets geincasseerd wordt en de wanbetaler weigert te betalen dan zullen deze incassobureaus jou niets in rekening brengen.
6. Naar de rechter
De meeste klanten gaan na het actie komen van een incassobureau wel overstag, maar je hebt er enkelen tussen zitten die nog steeds weigeren te betalen. In deze gevallen kun je een rechtszaak aanspannen. Hoe doe je dit? Je stuurt de wanbetaler een dagvaarding waarmee hij of zij voor de rechter wordt gedaagd. Waarschijnlijk kun je deze dagvaarding niet zelf opstellen. Je zult dus hulp van een juridisch adviseur moeten inschakelen. In de rechtszaal beslist de rechter dan wat er vervolgens gaat gebeuren.
Heb jij ooit last gehad van een wanbetaler? Hoe liep dat af?